Ojangon Koiraurheilukeskus Oy:n asiakastietoja koskeva tietosuojaseloste

1. Johdanto 

Yksityisyytesi suojaaminen ja henkilötietojesi käsittelyn läpinäkyvyys on Ojangon Koiraurheilukeskus Oy:lle (jäljempänä Koiraurheilukeskus) tärkeää. Tämän selosteen tarkoitus on informoida sinua Koiraurheilukeskuksen asiakkaiden ja yhteistyökumppanien henkilötietojen käsittelystä. 

Henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 sekä kansallista tietosuojalainsäädäntöä.

2. Rekisterinpitäjä

Ojangon Koiraurheilukeskus Oy 
Y-tunnus: 2349082-3
Pitkäsuonkuja 6
01230 Vantaa

Rekisterinpitäjän edustaja: hallitus (at) ojanko.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi Koiraurheilukeskuksen hallin ja kenttien vuokraamiseksi, asiakaspalvelun toteuttamiseksi ja kehittämiseksi sekä yhteistyösuhteiden hoitamiseksi. Koiraurheilukeskuksen tilojen käyttäminen edellyttää avaimen lunastamista, kulkuoikeuksien aktivointia ja varauskalenterin käyttämistä. Lisäksi viestimme aktiivisesti asiakkaillemme palveluistamme.

Asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja muille sidosryhmiin kuuluville rekisteröidyille voidaan kohdentaa markkinointia ja mainontaa. Rekisteröitynä sinulla on oikeus kieltää Koiraurheilukeskusta käsittelemästä itseäsi koskevia tietoja suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi joko tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai f alakohdan mukaisen oikeutetun edun perusteella.

Käsittelemme tilojen vuokraamiseen ja käyttöön sekä yhteistyöhön liittyviä tietoja sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Oikeutetun edun perusteella teemme esimerkiksi asiakasviestintää, asiakaspalautteen käsittelyä ja markkinointia. 

5. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmiä ovat Koiraurheilukeskuksen palveluja käyttävät asiakkaat, yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät. 

Koiraurheilukeskus käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• yhteystiedot: etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• asiakassuhdetta koskevat tiedot: kuten laskutus- ja maksutiedot, asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot
• tilojen käyttöön liittyvät tiedot: avaimiin ja kulkuoikeuksiin liittyvät tiedot, hallin ja kenttien varauksiin ja käyttöön liittyvät tiedot 

6. Henkilötietojen lähteet

Asiakasta ja yhteistyökumppaneita koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään. Jäsenyhdistyksen jäsenten tiedot kuitenkin saadaan jäsenyhdistyksiltä. Lisäksi asiakkaiden kulkuoikeuksia seurataan kulunvalvontalaitteilla. Potentiaalisia asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja muita sidosryhmiä koskevia tietoja kerätään julkisista lähteistä.

7. Henkilötietojen luovutukset ja vastaanottajat

Työntekijöiden ja luottamushenkilöiden suorittama henkilötietojen käsittely

Koiraurheilukeskuksessa henkilötietojasi annetaan käsiteltäväksi ainoastaan henkilöille, joilla on työnsä tai asemansa puolesta peruste käsitellä tietoja.

Alihankkijoiden käyttö

Tietojasi siirretään tarvittaessa Koiraurheilukeskuksen alihankkijoille, kuten  esimerkiksi kirjanpitoa ja ICT-palveluja tuottaville palveluntarjoajille. Varmistamme, että henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietojasi vain tarvittavassa laajuudessa ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti. Edellytämme, että henkilötietojen käsittelijä huolehtii riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille

Tietojasi ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. 

Käsitelläänkö henkilötietojasi EU- tai ETA-alueen ulkopuolella?

Käsittelemme henkilötietojasi lähtökohtaisesti EU/ETA-alueella, mutta siirrämme rajoitetussa määrin henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Varmistamme tällöin siirrot tietosuoja-asetuksen mukaisesti, kuten varmistumalla alihankkijamme tietosuoja- ja tietoturvapolitiikasta ja toimintatavoista, käyttämällä EU-U.S. Data Privacy Framework sertifioitua toimijaa tai EU komission hyväksymiä vakiomallilausekkeita

8. Säilytysaika

Säilytämme tietojasi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen.

Henkilötietojen säilytysaika vaihtelee käyttötarkoituksen mukaan ja riippuu tietojen luonteesta. Esimerkiksi kirjanpitoaineiston säilytämme lain vaatiman ajan. Arvioimme tietojen säilytysajan tarvetta säännöllisesti. Säilytysajan päätyttyä poistamme tiedot tai muutamme ne sellaiseen anonyymiin muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Toteutamme asianmukaiset fyysiset, tekniset ja hallinnolliset suojatoimet henkilötietojesi suojaamiseksi. Toimenpiteillä varmistamme, etteivät henkilötietosi vahingossa tai lainvastaisesti tuhoudu, häviä tai muutu. Rajoitamme pääsyn henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin ja tietokantoihin ainoastaan nimetyille henkilöille, joilla on välttämätön tarve ja oikeus käsitellä kyseessä olevia henkilötietoja.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä aina oikeus:

1. saada tieto henkilötietojesi käsittelystä sekä tarkistaa itseäsi koskevat tiedot,

2. vaatia virheellisen tiedon oikaisua, ja

3. vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan tarkoittamissa tilanteissa

Lisäksi sinulla on oikeus:

4. vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi perustuen, mikäli käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Jos kuitenkin käsittelyyn on olemassa sellainen huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi, tietojesi käsittelemistä voidaan jatkaa,

5. vaatia tietojen poistoa muun muassa tilanteissa, joissa emme enää tarvitse henkilötietojasi alkuperäiseen tarkoitukseen tai jossa henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti. Jos henkilötietojesi säilyttäminen on kuitenkin tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta poistaa tietojasi, ja/tai

6. peruuttaa aikaisemmin antamasi suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisteröitynä voit lähettää tietopyynnön tai rekisteröidyn oikeuksia koskevan vaatimuksen osoitteeseen hallitus (at) ojanko.fi

Tietojen antaminen edellyttää aina, että pyytäjän henkilöllisyys voidaan luotettavalla tavalla todentaa.

11. Asian saattaminen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä ei ole noudatettu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Toimivaltaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuva 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: +358 29 566 6700
Kirjaamo: +358 29 566 6768
Sähköpostiosoite (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Toivomme kuitenkin, että toisit havaitsemasi epäkohdan esiin ensin rekisterinpitäjälle. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löytyy osoitteesta https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot